一些伴侣在办公时生成的文档体积十分大，如许既不便利分享，翻开速度也十分慢。下面笔者介绍一些为文档瘦身的办法。
办法1：转换文件类型
微软从Office 2007起头利用了.docx、.xlsx等文档格局，那些其实是压缩格局，能够有效地减小文档的体积。假设是用Office 2007之前的版本创建的办公函档体积较大，那么只要利用Office 2007之后的版本，好比利用Word 2016翻开，然后依次点击“文件→另存为”，在“保留类型”下抉择“Word文档（*.docx）”，即可对文档压缩保留（图1）。
重视：假设没有特殊阐明，所有举例的操做均适用于Word、Excel和PowerPoint。
办法2：压缩图片
1.对所有图片同一压缩
关于包罗较多图片的文档，图片会占用大量的空间，保留时能够抉择再次压缩以减小文档的体积。以PowerPoint 2019操做为例，假设文档只是用于网页展现，在另存文档时，在保留窗口中依次点击“东西→压缩图片”，在翻开的窗口中勾选“删除图片的剪裁区域”，并在“辨认率”下抉择“Web（150ppi）：适用于网页和投影仪”，如许保留后既能够减小文档的体积，又不会影响文档的展现量量（图2）。
2.只对指定图片压缩
上面的操做是针对文档中所有图片做同一格局的压缩，在现实利用中还能够根据现实需要零丁对图片压缩。好比关于小尺寸图片压缩可能会影响展现量量，能够只对高清图片压缩。在文档中选中需要压缩的图片，依次点击“图片东西→压缩图片”，在弹出的窗口中勾选“仅利用于此图片”，辨认率抉择“Web（150ppi）：适用于网页和投影仪”，点击“确定”即可（图3）。能够依次对每张图片零丁做差别的压缩设置，压缩效果是实时生效的，最初根据一般体例保留为PPTX文件即可（无需再像图2那样抉择“东西→压缩图片”）。
办法3：表格文档瘦身
在表格文档中，一些不成见的对象、反复款式、空白单位格等城市占用文档的存储空间，但删除那些元素又不会影响文档的阅读。在Excel 2019中，能够通过“Inquire”插件来肃清。依次点击“开发东西→COM加载项”，然后在翻开的列表中勾选“Inquire”加载项，点击“确定”。返回Excel窗口并依次点击“Inquire→肃清余外的单位格格局”，在翻开的窗口中将“利用于”抉择为“全数工做表”，点击“确定”按钮，即可删除所有余外的单位格格局（图4）。
小提醒：
假设生成的Excel文件最末不需要插进的图表、图片或者其他外形，那么能够在Excel窗口中按下F5键，接着点击“定位”，在翻开的窗口中抉择“对象”，如许能够快速地将图表、图片等全数选中。最初将它们全数删除并保留即可。
利用WPS的用户，能够操纵“文件瘦身”功用对没必要要的元素加以删除。启动该组件后能够看到WPS会对文档的不成见对象、反复款式等停止检测，按提醒勾选所有需要删除的内容，点击“起头瘦身”即可（图5）。
办法4：从头编纂文档
固然PowerPoint 2007之后的版本生成的文档是压缩格局的PPTX文档，但是关于在文档中插进的视频却不会压缩，如插进视频大小是20MB，保留后在PPTX中视频繁然占用那个空间。假设需要减小PPTX文档的体积，还能够对压缩包视频文件再次压缩或者编纂。好比某份同事已经造造好的文档a.pptx，此中插进了多个视频招致文档体积过大，如今能够压缩此中的视频。以在PowerPoint 2019中操做为例，假设文档保留在桌面中。
1. 解压文件
先将桌面中的a.pptx重定名为a.zip，然后将此中的所有文件解压到“d:\电话”文件夹下备用。陆续翻开“d:\电话\ppt\media”，此中的media1.mp4就是在PPT中插进的视频，能够看到其大小是20MB（图6）。
2. 压制视频文件
到“）。
3. 从头压缩文件
完成文件的压制后能够看到，软件将插进的视频从20MB压缩到了427KB，如许就大大削减了视频空间的占用（图8）。然后将media1.mp4删除，并将media1_x264.mp4重定名为media1.mp4，陆续将“D:\电话”中的所有文件从头压缩为a.zip，最初再将a.zip重定名为a.pptx，即完成了瘦身。当然，假设是新建的PPTX文档，也能够将视频先压缩后再插进利用。