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邀请函和Q&A该怎么写？第三期
假期完毕了，一大波的新车上市、试驾等公关活动来袭，正在被邀请函和Q&A困扰的案牍狗们快看过来，本期起头，咱们将分享干货！
上篇：邀请函
一个公关项目到了施行阶段，第一步就是邀请媒体记者来参与活动。也许公关公司的前言沟通才能很强，和记者关系很好，一个德律风、一条微信也能够起到邀请的感化，但做为一个企业的商务活动，一份正式的邀请函仍是必需要有的。所以，我们先说说写邀请函的事。
我们的前辈们已经就如何写商务邀请函构成了十分尺度的格局，简练了然，在强大的度娘上，输入关键词“邀请函”就能够看到。
邀请函的构造一般由题目、称呼、注释、落款四部门构成。
一、题目。题目一般是由文种名或活动名称加文种名构成，前者就是三个字《邀请函》，后者就是在邀请函三个字前加上你的活动名称，如《×××车型上市发布邀请函》。
二、称呼。邀请函的称呼一般利用“统称”，并在统称前加敬语。如“尊崇的×××先生/密斯”或“尊崇的记者伴侣”。
三、注释。邀请函的注释要告知被邀请人举办活动的启事、目标、事项及要求，写明活动的日程摆设、时间、地点，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请，切忌以通知口吻行文。如要用“等待您百忙之中拔冗莅临”、“专此邀请，敬祈回函”等邀请语，而不克不及用“请准时参与”如许通知似的行文。
四、落款。落款要写明活动主办单元的全称（切记是甲方邀请哦，而不是代办署理公司）和成文日期。
邀请函是格局化文本，是前辈们聪慧的结晶，若是你停止了所谓的立异，说不定人家还认为你没文化呢。但柱子哥有三点弥补内容，供借鉴。
一、在“称呼”和“注释”之间加一段表达豪情的话。好比“起首感激您多年来对我们的撑持”、“我们的点滴前进都离不开您的撑持，所以，我们的每一个重要时刻也都等待您的见证”。甭管如许的话有多么的“套”，但那几是能够在感情上拉近与被邀请人之间的间隔的，若是是在称呼中间接写明小我身份的，那那种效果会更好。
二、留有悬念。好比一场新车发布，如今信息传递很快，加之需要的前期“预热”，记者们对那款车根本都领会的差不多了，若是上市会揭晓的事项其实不那么具备吸引力，那就需要我们在邀请函中有可以“吊胃口”的悬念。如“本次上市会上，还将有足以让您深感不测的奥秘人物与您激情共舞”、“晚宴上，将会揭晓奥秘大奖”等等。
三、间接写清最重要的甲方出席人。无论是出稿需要，仍是成立小我关系需要，记者都长短常喜好和企业高层有交换互动时机的，其他原因“你懂的”。若是在邀请函中写明高层指导的出席人，好比“届时，×××总司理将与您就相关话题停止普遍交换”等等，那会增加你邀请的胜利率。
下篇：Q&A
对公关汪来讲，邀请函应该是比力简单的案牍类型了。一个项目标施行，需要良多公关案牍，但若按用处给案牍分类，大致又可分为两类，一类是内部用案牍，一类是对外颁发类案牍。那“Q&A”就是内部用案牍，咱们接着说。
“Q&A”是英文questions and answers的简称，即“问答”。无论是大型活动或是发作言论危机事务，无论是主动想和媒体传递点什么，仍是被动被媒体问到什么，但凡指导要承受采访的（哪怕是书面的），一般城市筹办一份“Q&A”。其功用嘛，大要就是让承受采访的指导们能够有的放矢，更大程度的制止说不应说的话，制止让媒体抓住痛处，同时也连结企业发声的同一性。做那个案牍应该是比力有成就感的，指导得说我们给他设想的、让他说的话，是不是霎时觉得本身高峻上了。
从企业承受采访的主不雅立场上看，“Q&A”大要能够分两类，一是主动式，二是被动式。
先说那主动式。主动式即企业主意向媒体传达企业想表达的信息。好比一款新车上市发布会后，一个营销活动开展后，指导一般城市承受媒体采访，就该车型及活动的各类信息准确的告知媒体记者。
一般情况下，主动式“Q&A”会包罗两方面内容：事实层面内容和价值层面内容。
所谓事实层面，就是把本次发作的事表达清晰。一款新车上市了，它搭载了什么悬架，什么策动机，什么变速箱，它的设想思绪是什么，他的目的人群是什么，共同新车上市要开展什么营销活动等等都是属于事实层面的。
所谓价值层面，就是本次事务能够对市场、情况、公家以及企业本身产生的意义。好比一款新车上市了，它对整个市场的意义、它对提拔企业品牌形象的带动感化等等都是属于价值层面的。
再说那被动式。被动式即企业本没有向媒体表达的意愿，但媒体问到了企业又必需做的答复。一般情况下，企业发作言论危机事务的前后，会呈现那种情况，我们姑且将之称为“敏感Q&A”。
被动式“Q&A”是最考验案牍功力的，如何化被动为主动，如何把倒霉的事解释清晰，以至让公家承受，有些难度。当然，事务呈现的原因有时是复杂的，尤其是危机事务的应对需要一整套的战略，“Q&A”只是此中一个环节，其他战略不是我们要讨论的，就不表了。
无论是主动式仍是被动式，“Q&A”的本色内容就是怎么问，怎么答。那不只是一个说话技巧的问题，往往仍是一个企业立场的表达。
如何写Q。简单讲就是要安身提问者角度，模拟他们的口吻，把本次采访可能涉及的所有问题提出来。案牍人能够把Q写的锋利些，如许能够提早给指导一个提醒，让他们有挑战感，并且若是你把锋利的问题做了很好的A，是不是会让指导觉得水准很高呢？
如何写A。就是站在企业角度，模拟指导口吻，针对发问陈说事实，表白立场，厘清关系。除了书面采访，案牍人在写A的时候切忌冗长的表述，一般只供给要点，如许既便利指导记忆，也给指导更多的阐扬空间。要晓得给指导大包大揽不是伶俐的做法，要相信指导比我们有更好的判断和表达。
写A的时候，要勤奋将指导塑形成一个不只对本身并且对行业及整个情况都有思虑和独到见解的人，不只是一个企业指导者仍是一个有担任有远见的小我，隐讳“温吞水”。
当然，做为一个商务场所的文件，在做“Q&A”，尤其是A时，我们在思惟上要有如许的认识：
与媒体沟通建议多采纳安然平静、包涵、引导的姿势，主动和采访者拉近间隔，让对方觉得到是一个平等沟通的对象，而非单纯的传布东西。如许有助于传布和沟通效果的更大化、抱负化。
随便不争论。如碰到棘手问题，尽可能的引导或转换，擅长选择性地表述我方愿意表达的概念。承受采访的语言尽可能多一些情面味、个性化的色彩，充实展示小我亲和力、魅力。
在撰写A时，还应该对峙如许三条原则：
一、低调度性，不给媒体以更多炒做由头。
二、遵照“言多必失”原则，应尽量简洁了了，不做话题延展。
三、当记者提及不友好问题时，尽量将其引导到设定主动传布的问题上。
说到那里，不能不说一个题外话。若是要问如今什么传布最有效，那“魅力人格体”必然是排在前列的。如今公司品牌一般都不被充实信赖，企业布景、名校布景也不再那么重要。人是那个时代最重要的传布者。若是为企业塑造一个具有个性化符号的代言人，那吸睛水平是很高的。阿里巴巴的马云、小米的雷军、格力的董明珠、锤子的老罗……为本身的品牌和产物省了几传布费用啊。汽车行业的传布资本很丰硕，汽车行业为传布付出的金钱绝对位居各行业前茅，但汽车行业的风云人物却实的很少。
贫乏魅力的僵化人格塑造，几乎是汽车企业尤其是有国际布景的大汽车企业的通病。而要塑造企业指导的“魅力人格”，不只要看他做什么，也要看他说什么。那是不是也申明我们“Q&A”做的还不敷好呢？
好了，下期再见！
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