调档函是指因为某些特殊原因（比如：为证明某人的经历、工作经验或者学历等）需要向某一个部门、单位、学校或者机构请求提供某人档案的函件。下面就来详细介绍一下调档函的书写方法。
一、调档函的格式
1.书写格式：一般采用公函格式，包括称谓、称呼、正文、落款、署名等基本要素。
2.电子邮件格式：电子邮件中不需要写称谓，直接以“尊敬的××领导/老师/工作人员：”起头。正文部分以“敬请提供……”或者“烦请提供……”等礼貌用语开头。
二、调档函的正文
1.明确提出请求：在调档函的正文中，首先要明确提出请求，具体表述可以是“我单位需要提供××（人员）的档案”，或者“我本人需要调取自己的档案”。
2.详细说明原因：接着，在正文中详细说明调档原因，例如“为了证明××人员的工作经验”或者“为了申请××学位”等。
3.提供相应材料：在调档函中，一定要提供自己的基本信息和相应的证明材料，以便于工作人员进行查询。
4.表达感谢：在调档函的结尾，一定要表达感谢之意，例如“感谢贵部门的协助和支持”，可以增加信函的礼貌性和人情味。
三、调档函的注意事项
1.错误信息：一定要仔细核对自己提供的信息是否准确无误，以免因为错误信息导致工作人员无法查询到相关档案。
2.使用正确称呼：在称呼上一定要使用正确的职称和名称，以表明对工作人员的尊重和礼貌。
3.书写清晰：书写要清晰明了，以免造成歧义和误解。
调档函虽然只是一种简单的函件，但是书写格式和准确性都会直接影响到后续的调档进程。因此，在写调档函的时候，必须要认真对待，确保书写规范、内容准确、表达礼貌。这样才能有效地提高档案调取的效率。
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